En el día a día solemos encontrarnos a menudo ante la situación de tener que responder a preguntas del siguiente tipo:
- ¿Podrías prepararme un presupuesto para este proyecto?
- ¿Te gustaría acompañarme al próximo congreso del sector?
- ¿Puedes por favor encargarte de la reunión del martes y cubrirme?
- ¿Te apetece preparar unas actividades para los invitados a la cena de empresa?
- Necesito hacer unas modificaciones urgentes, son X e Y. ¿Para cuándo pueden estar?
Ante preguntas como éstas parece que haya muchas respuestas posibles, pero todas pasan por dos o tres posibilidades básicas (según se mire), a las que se reducen en última instancia: aceptar (en sus variantes aceptar y hacer o aceptar y delegar) o rechazar. Contestar a estas preguntas no es tan sencillo como parece, porque requiere que el sistema de productividad nos dé una visión global y muy acertada de cuántos compromisos hemos adquirido (hemos aceptado) para saber si podemos aceptar más y hacerlos, aceptar más y delegarlos (realizando el seguimiento), o rechazarlos. Además, no sólo basándonos en si tenemos tiempo o energías para ello, sino también teniendo en cuenta que deben estar en armonía con nuestros objetivos a largo plazo.
Por ejemplo, si nos dedicamos a diseñar páginas web y no queremos salirnos del trabajo de diseño y programación, habiendo delegado en un socio la tarea de responsable de proyectos y, por tanto, de visitas a clientes y otros eventos, no podemos responder a priori de manera afirmativa a las preguntas 3 o 1. Es decir, no podemos aceptarlas. ¿Por qué? Porque previamente hemos definido nuestros objetivos y aceptar esos compromisos implica alejarnos de la línea marcada. Puede parecer muy radical e inflexible esta postura, pero como caso teórico que es, debe ser así.
Uno de los ejercicios más saludables en la productividad es aprender a decir que no, a rechazar nuevos compromisos. De hecho, en la vida en general, un “no” a tiempo, bien razonado y meditado, es altamente efectivo. El método GTD propone un sistema de perspectivas a largo, mediano o corto plazo que permiten saber hacia dónde te diriges: si quieres estudiar una carrera, conseguir un trabajo, realizar una vuelta al mundo, etc. Sobre esta guía fundamental, sobre la que debe regirse tu sistema y tu vida, es mucho más sencillo decir que no. Porque entiendes perfectamente cuándo una proposición se aleja de tus objetivos. Evidentemente que en el día a día uno debe ser flexible con sus compañeros y ciertas acciones podemos aceptarlas, aunque no estén alienadas con nuestros objetivos o nos sobrecarguen de trabajo, siempre y cuando seamos plenamente conscientes de ello y como excepción. Si se convierten en regla, es necesario aprender a decir que no y explicar bien las razones.
En definitiva, ante un nuevo compromiso, detente un poco a pensar si lo aceptas, lo delegas (y efectúas un seguimiento) o lo rechazas. Siempre, sin excepción.